Slik gjennomføres en trygg overgang ved outsourcing av HR-prosesser.
Anne Maibauer hentes inn når kundene ønsker veiledning og rådgivning for å forbedre eksisterende prosesser, eller når de skal i gang med nye løsninger og prosjekter. Anne Maibauer har åtte års fartstid fra HR-avdelingen til Cognizant i Stavanger, og bistår flere av Norges desidert største virksomheter. Med tittel løsningsarkitekt HR er hun sentral når kundene ønsker hjelp med å analysere, omstrukturere og forbedre organisasjonen og tilhørende prosesser. Dette eksempelvis når prosesser skal overføres til fagspesialistene i Cognizant, eller når større prosjekt og konsept skal iverksettes.
- Før oppstart har vi alltid etablert en grundig og detaljert plan. Den dekker alle detaljer ned på uker og dager og beskriver hvilke prosesser som skal overflyttes, hvordan vi oppnår prosesskunnskap, når prosessene skal overflyttes, og hva som må til for å kunne gjøre det, sier hun.
Foto: Anne Maibauer er Løsningsarkitekt og hjelper kunder som skal omstrukturere sine HR prosesser
Skygger kundens ansatte
Fremgangsmåte avhenger av hvor modne prosessene er, og i hvilken grad de er standardisert.
- Like viktig er det å vite om hvilken erfaring kundene har med å tjenesteutsette prosesser, sier hun. For å oppnå prosesskunnskap brukes virkemidler som å skygge ansatte hos kundene når de jobber med prosessene.
- Det er viktig å forstå hvordan prosessene fungerer, fordi alle virksomheter og avdelinger er unike og har sine måter å gjøre oppgavene på. Vi tar ikke risiko med noe så viktig som lønn, og lover og regler som må følges, sier hun. Når kunnskapen er på plass, ser Cognizant på prosessflyten og forbedringsmuligheter for å sikre kvalitet og effektivitet.
En tydelig styringsplan
Til grunn for alle avtaler ligger en nøye definert styringsmodell (governance). Den utarbeides sammen med kundenes fageksperter.
- Den er oppskriftsheftet for hvordan oppdraget skal løses, og sikrer at vi raskt kan håndtere alle former for avvik, sier Maibauer. Som eksempel bruker hun en stor leverandør i industrien, der Cognizant forpliktet seg til å levere stadige kostnadsbesparelser over fem år. Viktige forutsetninger for å klare dette var en grundig oppstart, og hvordan teamet ble satt sammen med spesialister på lønn og automatisering, og strategiske HR-eksperter.
- Prosessen med å ta over tok rundt tre måneder, og vi har nå en modell som gjør at det går raskere og raskere for nye kunder, sier hun.
Les mer om hvordan lykkes med outsourcing av HR her
Kan bidra med veldig mye mer
Cognizant kan stille med erfarne ressurser på alt fra strategi til gjennomføring i alle land.
- Vi har et globalt team og er tilstede der kundene har behov for oss, sier hun. I tillegg trekker Maibauer frem samarbeidet med andre interne fagområder som automatisering, integrasjoner, teknologiløsninger samt innen finans. Når HR-systemer integreres med applikasjoner i økonomiavdelingen som lønnssystemet vil det gi kundene færre administrative oppgaver fordi dataflyten er sikret. I tillegg vil automatisering gi bedre ressursbruk og lavere risiko.
- Vi frigjør kundens tid slik at de kan fokusere på strategiske områder som rekruttering, utvikling av ansatte og skape de beste brukeropplevelsene rundt tjenestene. I tillegg investerer vi tungt i- og utvikler ny teknologi slik at våre kunder får tilgang til verktøy og løsninger som de kanskje ellers ikke hadde klart å finansiere på en lønnsom måte selv, sier Maibauer.
Behøver ikke flere leverandører
Det er her Maibauer mener at Cognizant har sin fremste styrke: Kundene får én samarbeidspartner som driver prosessforbedringer og forankrer HR tett på de andre avdelingene og divisjonene.
- Vi skal være digitaliseringspartneren som hjelper kundene ta i bruk ny teknologi, og jobbe bedre på tvers av avdelinger, sier Maibauer. Hun viser til et eksempel der Cognizant automatiserte komplekse sykefraværsprosesser for en kjent norsk aktør innen olje og gass. Tidligere måtte ansatte som jobbet med disse prosessene logge seg inn i flere systemer, hente ut dokumenter fra forskjellige steder, og registrere data i ulike systemer.
- Vi ble bedt om å automatisere prosessen mest mulig. Standardiseringen ble til med å gjøre en grundig systemanalyse og forbedre måten kalkulasjoner var satt opp i lønnssystemet, sier hun. Deretter ble roboten bygget for å håndtere blant annet henting av sykemeldinger i Altinn, registrering av data i SAP, generere nye og/ eller endringer på refusjonskrav, arkivering, mm.
- Som resultatet ble prosessene forenklet betydelig, og tidsbruken halvert, avslutter hun.
