25 års snitterfaring på HR og lønn

25 års snitterfaring på HR og lønn

Else Beate Gullestad

Else Beate Gullestad,

Møt fageksperten som lover besparelser på inntil 30 prosent for de som velger å sette ut håndteringen av HR og lønn.

Fra sitt kontor i Stavanger leder Ole Jan Friestad et globalt team av 100 spesialister på HR og lønn. De jobber med store globale norske virksomheter som er viktige aktører i samfunnet, er tilstede i mange land, og opptatt av å ha en merkevare som solide og profesjonelle arbeidsgivere. Hele 30 av disse er norske, og de på det norske kontoret har 25 års snitterfaring innenfor nevnte fagområde.

- Hver kunde har sitt faste team, og vet at vi er kun en kjapp telefon unna. Alle avtaler er definert med leveranser der vi sørger for at alt gjøres riktig, på avtalt tid og på rett måte, sier Friestad.


Foto: Ole Jan Friestad

Friestads team må forholde seg til kompliserte normer, retningslinjer og regler i hvert land, og på tvers av landegrensene. Kundeteamene har ansvaret for de mange fagområdene som lønn, myndighetsrapportering, håndtering av reiseregninger, og all annen HR prosessering. I tillegg kommer fagspesialister med dybdekompetanse på sine fagområder. 

- Det skjer hele tiden endringer som krever at vi er raske på ballen, som følge av at skatteregler endres, eller en akutt krise. Mitt team følger med på alt dette, og sikrer at alt gjøres nøyaktig slik det skal, sier han.

Ønsker du å lese mer om hvordan lykkes med strategiske endringer i HR? Last ned gratis faktabok på denne nettsiden.

Setter ut det som ikke er kjernekompetanse
Normen er at store virksomheter gjerne har satt ut HR og lønn allerede. 

- Dette er ikke kompetanse som de behøver å sitte med selv. For de ansatte merkes ikke forskjellen. De jobber via de HR-spesialistene som er igjen, direkte mot Cognizants team, og i sterkt økende grad via selvbetjeningsportaler. - Sammensettingen avhenger av hva kundene har fra før, men målet er alltid å forenkle og automatisere. Det gir størst verdi for den enkelte ansatte, og besparelser over tid for bedriften. Risikoen for menneskelige feil blir også mindre, sier han. Slik er arbeidsfordelingen når lønn og HR settes ut.

Hvilke oppgaver som skal håndteres, av hvem, bestemmes i dialog mellom kunde og Cognizant, og i praksis kan det strekkes så langt at leverandør tar ansvaret for:
•    90 prosent av alle prosesser knyttet til lønn og tids-/timeføring blant de ansatte
•    80 prosent av alt knyttet pensjoner, forsikringer og øvrige finansielle godtgjørelser
•    80 prosent knyttet til reiseregninger og utgifter
•    Alle prosesser knyttet til sammensettinger av rapporter og all oppfølging av ansatte
•    90 prosent av prosessene knyttet til administrative oppgaver for on- og offboarding
•    80 prosent av prosessene knyttet til ansattes HR-behov gjennom ansettelsesforholdet
•    50 prosent av arbeidet knyttet til selve HR-strategien

- Kort sagt kan man si at vi kan ta oss av det transaksjonelle og det kompliserte. Kundene sitter igjen med ansvar for kontroll og godkjenninger, og for å videreutvikle selskapet som den beste arbeidsgiveren i sitt marked, sier Friestad.

Jobber minst 30 prosent mer effektivt
Friestad har vært yrkesaktiv i 30 år, og mener de siste fem årene har inneholdt de største endringene han har sett. Automatisering og selvbetjening har forandret yrket. 

- Våre jobber er mer strategiske, og stadig mer av tiden går til veiledning og rådgivning. Det krever at vi har bredere kunnskap enn før, sier han. Friestad viser til en stor norsk aktør som gjennom samarbeidet har økt effektiviteten med mer enn 30 prosent siste fem år, og det har blitt identifisert flere tiltak for å gjøre det enda bedre.- Effektiviseringen gir fordeler både for kunde og for oss, sier han.

Enklere og bedre for de ansatte
Viktigst er de forbedringene som gir kundens ansatte en mer effektiv arbeidsdag. - Kundetilfredshet handler om å levere på forventninger, eller bedre. For å klare det må vi både kjenne kundens interne kultur, og ha kunnskap om markedene de jobber i. Vårt mål er å være en konstruktiv utfordrer som har ideer og tanker på hvordan ting kan gjøres bedre. Erfaring og trygg faglig grunn gjør også at Friestad tør å komme med konkrete indikasjoner på hva et samarbeid kan gi av økonomisk gevinst. - Det avhenger av hvor mange land som er med, men outsourcing av regnskap og lønn kan fort gi besparelser på opptil 30 prosent. I USA har vi sett tilfeller der vi har halvert kundens kostnader.

Vil du vite hvordan det er å knytte til seg en samarbeidspartner som Cognizant på HR? Last ned faktabok her